Microsoft Project ist eine Projektmanagement-Softwareanwendung, die unter der Microsoft Office-Suite gebrandet ist. Die Anwendung ermöglicht es Benutzern, alle Aspekte der Verwaltung eines Projekts zu steuern, einschließlich Budgetierung, Terminplanung und Ressourcenverwaltung. Aus diesem Grund wird die Software stark in der Bau- und Maschinenbauindustrie eingesetzt. Einer der wichtigsten, aber oft übersehenen Teile des Projektmanagementprozesses ist die richtige Zuweisung von Ressourcen. Sobald ein Projektzeitplan erstellt wurde, muss er normalerweise geändert werden, um eine Überbelegung einer bestimmten Ressource (z. B. eines Subunternehmers) zu vermeiden, die dazu führt, dass der Zeitplan verzögert wird. Wenn Sie wissen, wie Sie Ressourcen in Microsoft Project zuordnen, behalten Sie die Kontrolle über Ihr Projekt von Anfang bis Ende.
Schritte
Schritt 1. Berücksichtigen Sie die Ressourcenverfügbarkeit, wenn Sie die Aufgabendauer schätzen
Dieser Schritt ist entscheidend, wird aber oft übersehen. Ressourcen müssen bei der Erstellung des Fahrplans berücksichtigt werden, nicht erst danach. Achten Sie besonders auf gleichzeitige Aufgaben (die gleichzeitig ausgeführt werden), die dieselben Ressourcen verwenden. Man könnte zum Beispiel zu Recht annehmen, dass sowohl die Innen- als auch die Außenwände eines Gebäudes gleichzeitig gerahmt werden könnten. Wenn Sie jedoch nur 1 Schreiner für das Projekt haben, ist dies nicht möglich.
Beginnen Sie mit der Schätzung der Aufgabendauer, indem Sie die Gesamtzahl der Arbeitsstunden schätzen, die für die Erledigung der Aufgabe erforderlich sind. Indem Sie sich auf die Arbeitsstunden statt auf die Gesamtzahl der Arbeitstage konzentrieren, berücksichtigen Sie, wie viele Ressourcen benötigt werden
Schritt 2. Erstellen und organisieren Sie alle Ihre Ressourcen
Der beste Weg, um Ihre Ressourcen zu organisieren, ist das Ressourcenblatt. Um auf dieses Blatt zuzugreifen, klicken Sie auf das Menü "Ansicht" und wählen Sie "Ressourcenblatt". Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Ressourcen eindeutige Namen haben, und stellen Sie sicher, dass Sie zumindest den Ressourcentyp angeben.
- „Arbeits“-Ressourcen sind die nützlichsten und sollten verwendet werden, um Personen zu kategorisieren, die Zeit damit verbringen, an Aufgaben zu arbeiten. Bei einem kleinen Projekt könnte sich diese Art von Ressource namentlich auf jedes Teammitglied beziehen. Bei einem größeren Projekt könnte diese Ressource verschiedene Subunternehmer angeben.
- „Material“-Ressourcen sollten sich auf Materialien beziehen, die während der Arbeit verbraucht werden, wie Holz, Nägel und Benzin.
- „Kosten“-Ressourcen sollten verwendet werden, um Ressourcen zu verfolgen, denen ein klarer Kostensatz zugeordnet ist. Der Tagessatz für die Anmietung eines Krans oder eines Feldanhängers könnte als Kostenressource nachverfolgt werden.
Schritt 3. Weisen Sie jede Arbeitsaufgabe einer Ressource zu
Nachdem Sie den Zeitplan in der Gantt-Diagrammansicht erstellt haben, müssen Sie angeben, welche Ressource(n) mit jeder Aufgabe verknüpft ist. Suchen Sie dazu im linken Bereich die Zeile der Aufgabe und klicken Sie auf die Zelle in der Spalte "Ressource". Es erscheint ein Dropdown-Menü mit allen von Ihnen erstellten Ressourcen. Wählen Sie die entsprechende Ressource aus; So könnte beispielsweise einer Aufgabe namens "Leuchten verdrahten" die Ressource "Elektriker" zugewiesen werden.
Schritt 4. Überprüfen Sie die Ressourcenzuordnung in der Ressourcendiagrammansicht
Nachdem Sie Ihren Zeitplan erstellt und Ressourcen zugewiesen haben, können Sie überprüfen, ob eine Überbelegung vorliegt. Klicken Sie dazu auf "Ansicht" und wählen Sie "Ressourcendiagramm". Sie können jede Ressource auswählen und ihre Zuordnung während des gesamten Projekts anzeigen. Jeder Arbeitstag wird entlang der horizontalen Achse angezeigt, und die Ressourcennutzung wird als Prozentsatz entlang der vertikalen Achse ausgedrückt.
- Jeder Punkt, an dem eine Ressource 100 Prozent der Auslastung überschreitet, stellt eine Überzuweisung dar (d. h. die Ressource kann unmöglich alle ihr zugewiesenen Aufgaben in der gegebenen Zeit ausführen). Überallokation wird rot dargestellt. Um dies zu beheben, erhöhen Sie die Aufgabendauer, weisen Sie den Aufgaben mehr Ressourcen zu oder verschieben Sie gleichzeitige Aufgaben, um weniger Überschneidungen zu erzeugen.
- Jeder Punkt, an dem die Ressource nur sehr wenig verwendet wird, kann auf eine ineffiziente Unterzuweisung hinweisen. Ziehen Sie in Betracht, die Aufgabendauer zu verringern oder insgesamt weniger Ressourcen zu verwenden.
