Angesichts der Tatsache, dass täglich über 300 Milliarden E-Mails gesendet und empfangen werden, ist es nicht verwunderlich, dass die Menschen eine „E-Mail-Müdigkeit“entwickelt haben. Aus diesem Grund ist es so wichtig, effektive E-Mails zu schreiben, die Ihren Standpunkt klar und prägnant vermitteln – Sie möchten nicht, dass die Leute Ihre Einladungs-E-Mail nicht vollständig lesen, weil sie zu lang oder unklar ist. Mach dir keine Sorgen – dieses wikiHow führt dich durch alles, was du tun solltest, wenn du eine E-Mail für eine Besprechungseinladung schreibst, z Kalender-App, um die Dinge einfacher zu machen.
Schritte
Methode 1 von 3: Eine starke Betreffzeile schreiben
Schritt 1. Schreiben Sie eine kurze, relevante Betreffzeile mit Datum und Thema des Meetings
Das Einbeziehen dieser Details bedeutet, dass die Leute wissen, wann es ist und was besprochen werden muss, ohne die E-Mail zu öffnen. Du könntest zum Beispiel schreiben: „Meeting 12/8: Neue Richtlinien für die Berichterstattung“.
Warnung:
Wenn Sie das Thema des Meetings weglassen, werden die Leute wahrscheinlich antworten und fragen, ob es für ihre Abteilung relevant ist oder ob ihre Anwesenheit obligatorisch ist. Geben Sie also unbedingt das Thema an!
Schritt 2. Bitten Sie in der Betreffzeile um eine Teilnahmebestätigung
Wenn Sie wissen möchten, wer zum Meeting kommt, bitten Sie um eine Bestätigung in der Betreffzeile. Auf diese Weise wissen sie, dass sie so schnell wie möglich antworten müssen, noch bevor sie die E-Mail öffnen. Du könntest schreiben: „Freitag, 10/6 HR-Meeting, bitte so schnell wie möglich bestätigen.“
Du könntest auch schreiben: „Bitte antworte: HR-Meeting 10/6.“
Schritt 3. Lassen Sie sie in der Betreffzeile wissen, ob es sich um eine Notfallbesprechung handelt
Wenn es sich um ein dringendes oder zeitkritisches Problem handelt, das ein sofortiges Treffen rechtfertigt, fügen Sie der Betreffzeile ein Gefühl der Dringlichkeit hinzu. Du könntest zum Beispiel so etwas schreiben wie „Notfalltreffen Montag, 31.2.: Cybersicherheit“.
Es ist wichtig, auch das Thema des Treffens zu notieren, um ihnen eine Vorstellung davon zu geben, was sie erwartet
Schritt 4. Geben Sie an, ob die Teilnahme obligatorisch oder empfohlen ist
Wenn Sie für ein großes Unternehmen arbeiten, ist die Anwesenheit einiger Personen möglicherweise nicht bei jedem Meeting erforderlich. Geben Sie die zuständige Abteilung im Betreff an oder teilen Sie den Empfängern mit, ob sie teilnehmen müssen. Du könntest zum Beispiel schreiben: „Obligatorisches Marketing-Meeting 10/6“.
Wenn das Treffen nicht erforderlich ist, könnten Sie schreiben: „Vorgeschlagenes Treffen am 10.06. zu effizienten Forschungstaktiken.“
Schritt 5. Verwenden Sie vollständige Wörter in Ihrer Betreffzeile, um Verwirrung zu vermeiden
Abkürzungen mögen effizient erscheinen, sind aber nicht so spezifisch wie vollständige Wörter und können zu Verwirrung führen. „SAP“könnte beispielsweise „Systeme und Verarbeitung“oder „Stichproben- und Analyseplan“bedeuten, je nachdem, wer mit Ihrer Sprache vertraut ist und wer nicht.
Es ist jedoch in Ordnung, gängige Abkürzungen wie "RSVP", "HR" und "Mi" zu verwenden
Methode 2 von 3: Erstellen Sie den Text Ihrer E-Mail
Schritt 1. Schreiben Sie eine kurze, freundliche Einführung und eine kurze Notiz
Sich vorzustellen ist notwendig, wenn Sie für ein großes Unternehmen arbeiten oder noch nicht alle kennen. Es ist auch wichtig, in dieser kurzen Einführung zu erwähnen, ob Dokumente oder Materialien ausgefüllt und/oder zum Meeting mitgebracht werden müssen.
Gestalten Sie Ihre Einführung sympathisch oder relevant für die Arbeit. Zum Beispiel: „Hallo Team, ich freue mich auf den neuen Programmstart nächste Woche!“
Spitze:
Erinnern Sie die Empfänger daran, ob sie Aufgaben erledigen oder etwas zum Meeting mitbringen müssen. Zum Beispiel: „Zur Erinnerung, bringen Sie bitte 4 gedruckte Kopien Ihrer Lieferantenkontaktlisten mit.“
Schritt 2. Listen Sie Datum und Uhrzeit des Meetings in einer eigenen Zeile auf, damit es auffällt
Dies sind wichtige Informationen für die Teilnehmer, die an der Besprechung teilnehmen. Sie sollten daher klar sein und sich vom Rest des Textes abheben. 2 Zeilen darüber und darunter einrücken und/oder fett formatieren.
- Beispiel: „6. Oktober, 10:30 – 11:45 Uhr“
- Wenn das Meeting online ist, listen Sie die Zeitzone auf, damit Personen in verschiedenen Zeitzonen nicht aufgrund von Missverständnissen verpasst werden. Du könntest zum Beispiel schreiben: „6. Oktober, 10:30 – 11:45 Uhr (PST)“
Schritt 3. Listen Sie den Standort nach Datum und Uhrzeit auf
Heben Sie den Standort genauso hervor wie Datum und Uhrzeit – insbesondere, wenn Sie sich an einem neuen Ort treffen, wenn es schwierig ist, ihn zu finden, oder wenn Sie wissen, dass einige der Empfänger den Standort nicht kennen. Stellen Sie für virtuelle Meetings (entweder über ein Live-Forum oder einen Video-Chat) einen Link zum Forum oder Videoanruf für einen einfachen Zugang bereit.
Wenn Sie Anweisungen geben, seien Sie so detailliert wie möglich. Als Beispiel: „Bitte kommen Sie in den Konferenzraum 592 im Timaren-Gebäude (209 Nix St.). Zimmer 592 befindet sich in der 2. Etage des Gebäudes, Sie müssen also den Aufzug vom Erdgeschoss nehmen, den Ausgang 12 nehmen und die Aufzüge auf der Südseite des Gebäudes (zu Ihrer Linken) benutzen, um nach oben zu gelangen in den 59. Stock.“
Schritt 4. Teilen Sie den Zweck des Meetings mit
Teilen Sie den Empfängern mit, was das Meeting bewirken wird. Das Anbieten einer kurzen Tagesordnung für das Meeting hilft ihnen zu erkennen, welche Aufgaben im Voraus erledigt werden müssen. Sie können einfach das Thema angeben (z. B. „Cybersecurity Update“) oder einen Zeitplan angeben:
- 10:30 - 10:45 Statusaktualisierungen für das Projekt teilen
- 10:45 - 11:10 Uhr Vergleichen und tragfähige Angebote auswählen
- 11:10 - 11:30 Brainstorming und Ziele für den Start
Schritt 5. Überprüfen Sie Ihre E-Mail auf grammatikalische und sachliche Fehler
Die wichtigsten Dinge, die Sie Korrektur lesen müssen, sind Datum, Uhrzeit und Ort des Meetings, also stellen Sie sicher, dass Sie diese korrekt haben! Sie können auch Ihre Einführung, Agenda oder andere Notizen, die Sie möglicherweise hinzugefügt haben, Korrektur lesen, um sicherzustellen, dass Sie alle Grundlagen abgedeckt haben.
Lesen Sie Ihre E-Mail laut vor, um sicherzustellen, dass Ihr Text klar und prägnant ist, bevor Sie ihn versenden
Methode 3 von 3: Verwenden von Outlook oder einer integrierten Kalenderanwendung
Schritt 1. Klicken Sie in Outlook auf der Registerkarte "Startseite" auf "Neues Meeting"
Wenn Ihr Unternehmen eine Kommunikationsdatenbank mit integriertem Kalender wie Outlook verwendet, verwenden Sie diese zum Einrichten Ihres Meetings. Das ist in der Regel die bevorzugte Anlaufstelle für Menschen, mit denen Sie zusammenarbeiten.
Wenn Ihr Unternehmen Outlook oder ähnliches nicht verwendet, können Sie Ihre arbeitsbezogene E-Mail verwenden, um die Einladung zu senden
Schritt 2. Wählen Sie im Fenster „Planungsassistent“eine Uhrzeit und ein Datum aus
Nachdem Sie ein neues Meeting erstellt haben, öffnet sich das Kalenderfenster. Klicken Sie auf „Planungsassistent“und markieren Sie eine verfügbare Uhrzeit und ein verfügbares Datum für Ihr Meeting.
Stellen Sie sicher, dass Sie und die vorgesehenen Teilnehmer zu dieser Zeit verfügbar sind. Abhängig von der Anwendung Ihres Unternehmens müssen Sie möglicherweise Ihre Anzeigeeinstellungen anpassen, um den Zeitplan aller (zusätzlich zu Ihrem eigenen) anzuzeigen
Schritt 3. Fügen Sie Teilnehmer hinzu, indem Sie deren Namen eingeben oder Ihr Adressbuch verwenden
Klicken Sie auf die Textleiste, um Namen manuell einzugeben, oder scrollen Sie durch Ihr Adressbuch und wählen Sie ihre Namen aus der Liste aus. Nutzen Sie die Funktion „Planungsassistent“, um die Verfügbarkeit anderer Personen zu prüfen.
Wenn Personen nicht verfügbar sind, werden ihre Namen hervorgehoben. Der Assistent zeigt Ihnen sogar empfohlene Zeitfenster an, die zu Ihnen und den Zeitplänen der Teilnehmer passen
Schritt 4. Legen Sie die Start- und Endzeiten für das Meeting fest
Stellen Sie sicher, dass das Datum des Meetings das Datum ist, das Sie zuvor ausgewählt haben, und klicken Sie auf die Kalenderschaltfläche, um bei Bedarf Änderungen vorzunehmen. Verwenden Sie dann die Dropdown-Pfeile rechts neben den Zeitlisten, um die richtigen Start- und Endzeiten auszuwählen.
Das Hinzufügen von Endzeiten ist am respektvollsten gegenüber der Zeit der Menschen, damit sie wissen, was sie erwartet und ihre Fahrt oder Arbeit rund um das Meeting planen können
Schritt 5. Klicken Sie oben auf dem Bildschirm auf der Registerkarte „Meeting“auf „Termin“
Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, kehren Sie zum allgemeinen Terminbildschirm zurück und Sie sollten sehen, dass Ihr Eintrag geplant ist. Von hier aus können Sie einen Betreff, einen Standort und Notizen hinzufügen.
Wenn Ihr Eintrag auf dem Terminbildschirm nicht geplant ist, gehen Sie zurück und wiederholen Sie den Vorgang, bis er angezeigt wird
Schritt 6. Seien Sie bei der Eingabe von Betreff, Ort und Notizen genau
Teilen Sie den Empfängern in wenigen kurzen Worten mit, worum es bei der Besprechung geht (z. B. „Bevorstehende Produkttests“). Geben Sie den Standort genau an und geben Sie eine Wegbeschreibung an, wenn es sich nicht um einen typischen Treffpunkt handelt oder wenn es schwierig ist, dorthin zu gelangen. Fügen Sie zusätzliche Notizen (wie Vorbereitungsarbeiten) hinzu, die für das Meeting relevant sind.
- Geben Sie die Adresse des Standorts an, auch wenn Sie denken, dass sie ihn bereits kennen.
- Klicken Sie auf "Senden", wenn Sie fertig sind.
Spitze:
Vermeiden Sie zu weit gefasste Themen wie „Brainstorming“, da dies den Leuten nicht viel über den Zweck des Meetings sagt. Stattdessen könnten Sie sagen: „Brainstorming von Anbietern für neue Produkte“.
Tipps
- Halten Sie sich beim Korrekturlesen Ihrer E-Mail oder Einladung kurz und auf den Punkt.
- Verwenden Sie einen freundlichen, professionellen Schreibton.
- Überprüfen Sie die Empfängerliste noch einmal, um sicherzustellen, dass alle, die dort sein müssen, eingeladen sind.
- Geben Sie Adressen in die Zeile „bcc“ein, wenn Sie möchten, dass alle Adressen vor den Empfängern verborgen bleiben.
Warnungen
- Senden Sie die Einladung oder E-Mail nicht ohne Datum, Uhrzeit und Ort. Es wird Ihre Eingeladenen wahrscheinlich frustrieren und Sie werden eine Reihe von Antworten erhalten, in denen Sie nach diesen Informationen fragen.
- Schreiben Sie nicht in Großbuchstaben, es wird als Schreien interpretiert und ist höchst unprofessionell.
